Handbuch 2 · Kapitel 11

Datenbank und Backup

Gilt für KoonScan Version 1.1.1Dieses Handbuch herunterladen (PDF)

KoonScan speichert seine eigenen Daten (Benutzer, laufende Arbeit, Protokoll) in einer eigenen Datenbank: standardmäßig in einer Datenbankdatei pro Firma in C:\KoonScan\data (zum Beispiel KScan.db) oder, wenn Sie das gewählt haben, in SQL Server Express (Instanz KSCAN). Niemals in der SAP-Datenbank und auch nicht auf dem SQL Server von SAP: Diese Lizenz gilt nur für SAP selbst.

Backup: läuft von selbst#

• Jede Nacht um 02:30 Uhr erstellt KoonScan ein Backup: eine Datei pro Wochentag, also immer die letzten sieben Tage.
• Datenbankdatei: KScan_ma.db bis KScan_zo.db in C:\KoonScan\data\backup. KoonScan arbeitet weiter, während die Kopie erstellt wird.
• SQL Server Express: KScan_ma.bak bis KScan_zo.bak in C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL17.KSCAN\MSSQL\Backup.
• Bitten Sie Ihren IT-Dienstleister, diesen Ordner in die normale Datensicherung aufzunehmen. Bewahren Sie außerdem C:\KoonScan\appsettings.Local.json und den Ordner C:\KoonScan\cert an einem sicheren Ort auf.
• Um selbst eine Kopie zu erstellen: Verwaltung → Server → Wartung → Jetzt sichern.
• KoonScan räumt außerdem alte, abgeschlossene Arbeit selbst auf (standardmäßig nach 365 Tagen, siehe Wartung). Offene oder fehlgeschlagene Arbeit bleibt immer erhalten.

Ein Backup zurückspielen (Datenbankdatei)#

Nur wenn die Datenbankdatei beschädigt oder verloren ist. Alles seit dem Backup (Arbeit, neue Benutzer) geht verloren. Auf dem Server, Terminal (Admin):

1. Stoppen Sie KoonScan: Stop-Service KScan. Die Scanner zeigen an, dass KoonScan nicht erreichbar ist.
2. Öffnen Sie C:\KoonScan\data im Explorer. Benennen Sie KScan.db in KScan-damaged.db um. Gibt es auch die Dateien KScan.db-wal und KScan.db-shm? Löschen Sie diese.
3. Kopieren Sie das Backup des gewünschten Tages aus C:\KoonScan\data\backup (zum Beispiel KScan_di.db) nach C:\KoonScan\data und benennen Sie es in KScan.db um.
4. Starten Sie KoonScan: Start-Service KScan.
5. Melden Sie sich an und prüfen Sie, ob Ihre Benutzer und Ihre Arbeit da sind.

Wartung: Größe und Aufräumen#

Verwaltung → Server → Wartung zeigt den Zustand der Datenbank:

• Datenbankgröße: wie groß die Datenbank von KoonScan ist. Bei SQL Server Express gibt es eine Grenze pro Datenbank (50 GB bei SQL Server 2025 Express, das das Installationsprogramm einrichtet; 10 GB bei älteren Versionen); nahe der Grenze zeigt die Verwaltung die Meldung „Die Datenbank ist fast voll“.
• Aufbewahrungsdauer: wie lange abgeschlossene Arbeit (gebucht oder geschlossen), das Protokoll und abgemeldete Geräte aufbewahrt werden; jede Nacht räumt KoonScan auf, was älter ist. Tippen Sie auf Ändern, um 30 bis 3650 Tage oder Nie aufräumen zu wählen. Offene und fehlgeschlagene Arbeit, Benutzer und Einstellungen bleiben immer erhalten; was gebucht wurde, steht ohnehin in SAP.
• Jetzt bereinigen: räumt sofort auf statt heute Nacht. Die Meldung sagt, wie viel („Bereinigt: … abgeschlossene Aufgaben, … Protokollzeilen, … Geräte.“).
• Backup, Ordner und Letztes Backup: siehe oben. Jetzt sichern erstellt eine zusätzliche Kopie.

Die Datenbank nach KSCAN verschieben#

Nur nötig, wenn die Verwaltung die Meldung zeigt, dass die Datenbank auf einem anderen SQL Server als KSCAN liegt (zum Beispiel dem SQL Server von SAP). Dafür brauchen Sie SQL Server Management Studio (kostenlos von Microsoft). Im Zweifel lassen Sie es Ihren IT-Dienstleister erledigen.

1. Stellen Sie sicher, dass SQL Server Express mit der Instanz KSCAN auf dem Server vorhanden ist. Das Installationsprogramm bietet es nur bei einer neuen Installation an; danach installieren Sie es selbst (Anhang B).
2. Verwaltung → Server → Wartung → Jetzt sichern. Merken Sie sich den Dateinamen aus der Meldung (zum Beispiel …\KScan_di.bak).
3. Kopieren Sie diese Datei nach C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL17.KSCAN\MSSQL\Backup.
4. Öffnen Sie SQL Server Management Studio und verbinden Sie sich mit localhost\KSCAN (Windows-Authentifizierung).
5. Rechtsklick auf Databases → Restore Database… → Gerät → wählen Sie die Datei. Lassen Sie den Namen KScan unverändert.
6. Gehen Sie links zu Files und setzen Sie das Häkchen bei Relocate all files to folder. Klicken Sie auf OK.
7. Verwaltung → Server → Neu einrichten und bestätigen Sie. Öffnen Sie danach auf dem Server Startmenü → KoonScan → KoonScan einrichten: Der Assistent öffnet sich mit bereits ausgefülltem Einrichtungscode. Wählen Sie bei Datenbank SQL Server, localhost\KSCAN, Windows-Authentifizierung und denselben Namen (KScan): Es steht dort „Datenbank KScan existiert bereits; KoonScan aktualisiert sie.“ Machen Sie weiter bis Speichern und starten.
8. Prüfen Sie, ob Ihre Benutzer und Ihre Arbeit noch vorhanden sind. Ist alles in Ordnung, lassen Sie die alte Datenbank auf dem SAP-SQL-Server entfernen.